Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement vastgesteld op 14 februari 2013.

Dit Huishoudelijk Reglement (HR) dient ter uitwerking van de Statuten van de stichting SVBZO.
Bij elk artikel wordt aangegeven op welk(e) artikel(en) van de Statuten het onderhavige reglement/ artikel betrekking heeft.

Artikel 1. Stichting

Betreft artikel 1 van de Statuten.

De Stichting draagt de naam: Stichting Veteranen Brabant Zuid Oost ( SVBZO), is gevestigd in Eindhoven en is opgericht voor onbepaalde tijd.
De stichting bestaat uit een Bestuur, Raad van Advies en vrijwilligers, het betreft artikel 4 van de Statuten. Daarnaast kent de Stichting donateurs en begunstigers.

Artikel 2. Doelstelling

Betreft artikel 2 van de Statuten. De Stichting heeft als doel het opzetten en beheren van het Veteranen Ontmoetingscentrum ‘de Treffer’ voor veteranen en hun partner.
Het organiseren van de daaraan verbonden activiteiten.
Het bemiddelen tussen veteranen en eerstelijns zorgverlening.
Het organiseren van promotie activiteiten, bedoeld om de bekendheid met de veteranen problematiek te vergroten, waaronder een Regionale Veteranendag, aanwezigheid bij regionale Herdenkingsbijeenkomsten en het mede organiseren van schoolvoorlichtingsprojecten.

Artikel 3. Raad van advies

Betreft artikel 10 en 11 van de Statuten. De Raad van Advies geeft gevraagd en ongevraagd advies over het te voeren of gevoerde beleid door het Bestuur van de SVBZO.
De RVA vergadert tenminste een maal per jaar met het Bestuur, met als doel het bespreken van het gevoerde en in de toekomst te voeren beleid.

Artikel 4. Taakaanduidingen

Betreft artikel 4, 5, 6, 7, 8 en 9 van de Statuten. De leiding van de Stichting berust bij het Bestuur, evenals de verantwoordelijkheid voor het naleven van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Het bestuursbeleid dient duidelijk en open te zijn en gericht op de belangen van de Stichting en haar doelstellingen.

Artikel 5. Bestuur

Het Bestuur bestaat uit het Dagelijks Bestuur en bestuursleden met coördinerende taken.
Alle bestuursfuncties (taken) worden in overleg, door het gehele bestuur vastgesteld.
Het bestuur vergadert in de regel één keer per maand. Deze vergadering vindt plaats in het Veteranen Ontmoetingscentrum 'de Treffer'.

Artikel 6. Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de Voorzitter, Vicevoorzitter, Secretaris en Penningmeester. Het DB is verantwoordelijk voor het nemen van besluiten en beslissingen die gebaad zijn bij enige mate van urgentie. Na het nemen van het besluit/beslissing is het DB gehouden tot het informeren van het Bestuur en het vaststellen van het besluit/beslissing.
De voorzitter neemt initiatief tot het houden van een DB vergadering.

6.1 Voorzitter

De Voorzitter is de eerstverantwoordelijke van de Stichting.
Hij leidt als regel de bestuursvergaderingen en de algemene vrijwilligers vergaderingen.
Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken treedt hij coördinerend op ten aanzien van de taken, die aan bestuursleden zijn toegewezen. De voorzitter vertegenwoordigt de Stichting naar buiten.
De vaststelling van een, door de algemene vrijwilligers vergadering, genomen voorstel berust bij hem.

6.2 Vicevoorzitter

De Vicevoorzitter is verantwoordelijk voor de taken van de Voorzitter bij diens afwezigheid.
Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken treedt hij coördinerend op ten aanzien van de interne taken, die aan de vrijwilligers zijn toegewezen.

6.3 Secretaris

De Secretaris is belast met het samenstellen van de agenda voor de vergaderingen, het tijdig verzenden daarvan, het notuleren van de vergaderingen en het samenstellen van het jaarverslag. Tevens voert hij zowel de vrijwilligers- als de veteranen administratie, de correspondentie en beheert hij het archief.

6.4 Penningmeester

De Penningmeester heeft de zorg over het beheer van de bezittingen.
Daaronder tevens te verstaan het innen en betalen van gelden enz.
Hij stelt in overleg met het bestuur de jaarlijkse begroting samen.
In zijn taak kan hij terzijde worden gestaan door (een) ingestelde commissie(s).

Artikel 7. Bestuursleden met coördinerende (proces bewakende) taken

7.1 Coördinator ‘de Treffer’ (Beheerder)

De coördinator "deTreffer" heeft als taak het coördineren van en de verhuur van de ruimten, het beheer, onderhoud van het gebouw, het terrein en de inventaris.
Stuurt de gastheren/vrouwen aan en stuurt de vrijwilligers aan die werkzaam zijn voor, bijvoorbeeld onderhoudswerk in ‘de Treffer’.
Is verantwoordelijk voor de in-/verkoop van (verbruiks) materialen en middelen tevens de financiële verantwoording daarvan.

7.2 Coördinator Activiteiten

De coördinator activiteiten heeft als taak het coördineren van in- en externe activiteiten zijnde niet het dagelijks beheer van ‘de Treffer’.
De externe activiteiten betreffen o.a. de Regionale Veteranendag en regionale aanwezigheid bij activiteiten (kransleggingen enz.). Daarnaast heeft de coördinator activiteiten de taak om de jaarplanning van de activiteiten op te stellen en te bewaken. (De planning en verhuur van ruimtes aan derden voor afwijkende activiteiten en de financiële afwerking daarvan gaat in overleg met de Penningmeester). Overlegt met de coördinator van ‘de Treffer’ over het beschikbaar zijn/hebben van ruimtes, benodigde vrijwilligers, het benodigde materiaal en middelen.

7.3 Coördinator PR

De coördinator PR heeft als taak:
- Het coördineren van de interne en externe communicatie bij activiteiten, georganiseerd door de
  Stichting via media, zoals krant/radio/TV/website/facebook/interne en externe nieuwsbrief enz.
- Het onderhouden van de website en facebook-pagina van de Stichting en het maken
  van posters, inschrijfformulieren, folders en voorlichtingsmateriaal.
  Zorgdragen voor het technisch in standhouden van alle communicatiemiddelen zoals netwerk,
  computers, software enz.
- Communicatie via externe media is altijd in overleg met het Dagelijks Bestuur.

7.4 Coördinator scholenproject

De coördinator scholenproject heeft als taak het coördineren van alle voorkomende activiteiten ten behoeve van voorlichtingsprojecten bij scholen.

7.5 Coördinator vrijwilligers

De coördinator vrijwilligers heeft als taak het coördineren van de werving van vrijwilligers, het aangaan van vrijwilligerscontracten (vrijwilligersstatuut), organiseren van vrijwilligersbijeenkomsten niet zijnde de jaarlijkse algemene vrijwilligersvergadering, de bijscholing en het houden van (evaluatie) gesprekken met vrijwilligers samen met de Vicevoorzitter.

Werving en selectie van Bestuursleden.
Kandidaat bestuursleden melden zich aan of worden aangemeld (door derden) bij het Bestuur.
Dit gebeurt door middel van een brief met C.V. De kandidaat bestuurslid wordt uitgenodigd voor een gesprek met een afvaardiging van het Bestuur bestaande uit minimaal twee bestuursleden (sollicitatie commissie).
Deze commissie brengt verslag uit in de bestuursvergadering. Als het gesprek met de commissie en de beoordeling van de commissie positief zijn, wordt de kandidaat uitgenodigd in de eerstvolgende bestuursvergadering waarin verdere afspraken worden gemaakt.

Artikel 8. Vrijwilligers

Vrijwilligers zijn personen die de Stichting assisteren bij de uitvoering van de door de Stichting georganiseerde activiteiten. Vrijwilligers onderschrijven de doelstellingen van de SVBZO en hebben de door de Stichting aangeboden vrijwilligersstatuut ondertekend.
Door ondertekening zijn de vrijwilligers verzekerd tijdens de activiteit(en) en komen ze in aanmerking voor andere faciliteiten.

De vrijwilligers die niet betrokken zijn bij “de Treffer” ontvangen leiding / instructie van de coördinator van het betreffende project. 
Indien gemaakte afspraken niet nagekomen kunnen worden, de betreffende projectleider tijdig op
de hoogte stellen. Alle vrijwilligers hebben en houden contact met de coördinator vrijwilligers.

Werving en selectie Vrijwilligers:

a) Aanmelding;
    De kandidaat-vrijwilliger wordt aangemeld / meldt zich aan bij de coördinator vrijwilligers.

b) Kennismakingsgesprek;
    Tijdens het kennismakingsgesprek krijgt de kandidaat-vrijwilliger informatie over ‘de Treffer’ en
    de SVBZO. Het Bestuur wordt op de hoogte gesteld t.a.v. de nieuwe kandidaat.
    De kandidaat vult een formulier in met zijn/haar algemene gegevens; bij dit formulier komt een
    kopie van een geldig persoonsbewijs.
    Er worden afspraken gemaakt over de activiteiten/werkzaamheden die de kandidaat de daarop
    volgende drie maanden gaat uitvoeren. Deze periode geldt voor beide partijen als proefperiode.

c) Evaluatie Vrijwilligersstatuut;
    Tenminste twee maanden na aanvang van de werkzaamheden, vindt een evaluatiegesprek plaats
    tussen de coördinator vrijwilligers en de verantwoordelijke coördinator, waaronder de vrijwilliger
    werkzaam is.
    Doel van deze evaluatie is het vaststellen of beide partijen tevreden zijn en met elkaar door willen
    gaan. Indien alle partijen tevreden zijn, wordt dat vastgelegd door middel van het ondertekenen
    van het vrijwilligersstatuut door de vrijwilliger en de coördinator vrijwilligers.
    Het is ook mogelijk om de proefperiode te verlengen. De vrijwilligers van ‘de Treffer’ worden
    aangestuurd door de coördinator ‘de Treffer’. Deze zorgt voor het tijdig beschikbaar hebben van 
    een activiteitenplanning en werkroosters. Er wordt verwacht dat de vrijwilliger zich bij verhindering
    tijdig afmeldt.

Gastheer/Gastvrouw,

a) Is tijdens de openingstijden aanwezig in de voor de bezoekers opengestelde ruimten met
    als taak het ontvangen en eventueel rondleiden van de bezoekers in ‘de Treffer’.

b) Ontvangt de bezoekers, wijst hen op de huisregels en draagt zorg voor inschrijving in het
    gastenboek.

c) Zal er naar streven om met alle bezoekers een praatje te maken, met extra aandacht voor
    hen waarvan hij/zij denkt en/of weet daar behoefte aan te hebben en te reageren op een al
    dan niet direct gestelde vraag voor een gesprek.

d) Bij onregelmatigheden dan wel calamiteiten neemt hij/zij contact op met de coördinator
    ‘de Treffer’ of een ter plekke aanwezige Bestuurslid. Verder handelt hij/zij conform het
    vastgestelde calamiteitplan (zie medewerkers map).

e) De gastheer/vrouw is voldoende geïnformeerd om bezoekers te woord te staan over
    ‘de Treffer’ en/of de SVBZO, dan wel hen correct door te verwijzen.

f)  Draagt er zorg voor dat de bezoekers elkaar niet storen tijdens hun bezoek en houdt
    toezicht op de eigendommen van de SVBZO en anderen.

g) De gastheer/vrouw is voor de bezoekers het gezicht van ‘de Treffer’ en de SVBZO, kleedt
    en gedraagt zich daarom altijd correct.

h) De gastheer/vrouw is herkenbaar aan de badge met de eigen naam en het logo van de
    SVBZO.

i)  Zal voor aanvang van zijn/haar dienst een ronde maken om eventuele onrechtmatigheden
    te verhelpen dan wel te laten verhelpen.

j)  Zorgt voor een schoon en veilig huis en treft voorbereidingen om de bezoekers goed te
    kunnen ontvangen, verzorgt het maken en schenken van koffie/thee en een drankje,
    controleert of de benodigde spullen aanwezig zijn voor een eventueel geplande activiteit.

k) Zal bij het einde van zijn/haar dienst een ronde maken door en rond het huis, hierbij
    elektrische apparatuur uitschakelen de vaatwasser in/uit ruimen en indien noodzakelijk de
    gebruikte ruimten schoonmaken, ramen en deuren (af)sluiten, letten op eventueel
    brandgevaarlijke situaties, controleren of er zich geen bezoekers/personen meer in het pand
    bevinden en de zaak afsluiten.

Projectmedewerk(st)er,

Voert werkzaamheden uit in de context van een specifieke activiteit, het kan hier gaan om een
eenmalige/dan wel een zich herhalende activiteit.

Bibliothecaris/documentalist,

a) Doet de registratie van alle binnenkomende boeken, brochures, tijdschriften, cd/dvd’s en
    beheert de collectie.

b) Is verantwoordelijk voor het uitlenen en registreren van boekwerken aan de veteranen op
    vertoon van hun veteranenpas.

Medewerker(st)er onderhoud,

a) Het verrichten van huishoudelijke taken zoals het schoonhouden van alle ruimtes in
    “de Treffer”

b) Het verrichten van kleine onderhoudswerkzaamheden zowel binnen als buiten “de Treffer”.

Administratief medewerk(st)er,

a) Verricht verschillende administratieve werkzaamheden. 
    Deze is verantwoordelijk voor de registratie van vrijwilligers, het organiseren van
    bijeenkomsten betreffende de door de stichting uitgevoerde activiteiten, het houden van
    individuele (evaluatie) gesprekken en is beschikbaar als aanspreekpersoon bij het oplossen
    van problemen.
    Een keer per jaar wordt er op initiatief van de Voorzitter of de Vicevoorzitter een algemene
    vrijwilligersvergadering georganiseerd onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur.

Artikel 9. Rechten en plichten

Zie het vrijwilligers statuut. De vrijwilligers die de beschikking hebben gekregen over eigendom(men) van de Stichting zoals werkkleding en/of sleutels, worden geacht deze na de activiteit weer in te leveren bij de voor het project verantwoordelijke projectcoördinator. Opzegging van het vrijwilligerscontract gebeurt door schriftelijke melding bij de coördinator vrijwilligers van de Stichting.

Artikel 10. Donateurs en begunstigers

Als zodanig kunnen beschouwd worden personen of rechtspersonen, die de Stichting jaarlijks een nader te bepalen bedrag of goederen in natura schenken. De bevoegdheid om hier een waardering aan te koppelen ligt bij het Bestuur.

Artikel 11. Kascontrolecommissie (KCC)

De KCC heeft tot doel de financiële gang van zaken binnen de Stichting op juistheid te controleren. Zij doet dat door voor het einde van het eerste kwartaal, de financiële stukken over het afgelopen jaar te onderzoeken en van haar bevindingen verslag uit te brengen aan het Bestuur.
Na akkoord bevinding doet het Bestuur een voorstel aan de Raad van Advies tot dechargering van het Bestuur en de Penningmeester over het gevoerde beleid. Daarmee is haar taak voor dat jaar voltooid. De leden van de kascontrolecommissie worden jaarlijks aangezocht.

Artikel 12. Veteranen Ontmoetingshuis ‘de Treffer’

Bezoekadres:
  Smitsstraat 17, 5611 HM Eindhoven, 
  Telefoon: 040-8487920 (tijdens openstellingstijden)
  Mobiel: 06-57154379 (secretaris)
  Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  Website Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

- Secretariaat: Roosendaalstraat 7, 5652 JW te Eindhoven telefoon: 06-52612964

- Omschrijving pand ‘de Treffer’:
  Onder ‘de Treffer’ wordt verstaan het pand, met aangrenzende tuin en de daarin gelegen berging
  en parkeerplaats op bovengenoemd adres, ingedeeld in twee verdiepingen, te weten:
 
  a) De begane grond met huiskamer, tv-kamer, leeskamer, vergader- annex activiteitenruimte,
      keuken, toiletgroep, minder validen toilet, garderobe, hal, kelder, en een buitenopslag.
  b) De eerste verdieping verdeeld in een hal, bestuurskamer, bibliotheek, opslagruimte,
      expositieruimte en twee spreekkamers.

Artikel 13. Huiskameractiviteiten ‘de Treffer’

- Openingstijden
   Op maandag van 14.00 tot 18.00 uur,
   Op donderdag van 14.00 tot 21.00 uur en 
   Elke zaterdag van 10.30 tot 16.00 uur.
   Tijdens deze openingstijden zijn er geen vastgestelde programma's en kunnen veteranen de
   huiskamer en de expositie- en informatie ruimte vrij bezoeken.

- Afwijkende openingstijden
  Bij bijzondere activiteiten, georganiseerd door de coördinator activiteiten of het Bestuur, zullen de
  openings- en sluitingstijden, in overleg met het Stichtingsbestuur, vooraf bekend gemaakt worden.

- Dagprogramma
  Een dagprogramma start om 09.00 uur en loopt uit in de normale openingstijden. Er worden alleen
  dagprogramma's georganiseerd op aanvraag van minimaal zes bezoekende veteranen of MIP
  (Militair Invaliditeits Pensioen) gerechtigden. Voor de invulling van een dagprogramma moet
  gekeken worden naar de wensen dan wel samenstelling van de groep. Hierbij kan gedacht worden
  aan een bepaalde thema voor die dag of dagdeel of dat het een samenkomen betreft van
  veteranen met dezelfde uitzending, dan wel problematiek.

Artikel 14. Toegang ‘de Treffer’

Toegang tot de Treffer hebben:
- Alle veteranen uit de regio, Mip zorggerechtigden en hun partner;
- Bezoekende veteranen en/of Mip zorggerechtigden uit andere delen van het land (gast).
  Bovengenoemden hebben vrije toegang op vertoon van hun veteranenpas.
- Bezoekers aan de informatieve ruimte;
- Genodigden;
  Bovengenoemden mogen zich uitsluitend onder begeleiding in het Ontmoetingscentrum ophouden.
- Bezoekers;
  De bezoekers melden zich bij binnenkomst bij de dienstdoende gastheer/vrouw en worden
  verzocht zich te registreren in het gastenboek.

Weigering toegang
Het bestuur en/of de beheerder/gastvrouw/gastheer kunnen ten allen tijde de toegang tot het Ontmoetingscentrum weigeren aan:
- Niet veteranen;
- Een persoon dan wel personen die de veiligheid van de (overige) bezoekers in gevaar breng(en)t
  of wilt(len) brengen;
- Aan een persoon die zich uitgeeft voor veteraan, maar dit niet blijkt te zijn.

Het bestuur, beheerder en of gastheer/vrouw kunnen personen die zich niet aan de huisregels houden verzoeken 'de Treffer' te verlaten.

Toegankelijkheid minder validen

Uiteraard krijgen zij met een lichamelijke handicap, de hulp die ze nodig hebben (vragen) om ‘de Treffer’ te bereiken, toegang te krijgen tot en in ‘de Treffer’ te kunnen verblijven.

Sleutelbeheer/alarmopvolging

De sleutels van het pand zijn in beheer bij de Beheerder (coördinator 'de Treffer') en de gastheren/vrouwen.

Drie Bestuursleden (twee vast en een reserve) zijn sleutelhouder om zo de alarmopvolging te kunnen uitvoeren.

Het is niet toegestaan sleutels te laten bijmaken dan wel uit te geven aan derden zonder schriftelijke toestemming van het Stichtingsbestuur. De uitgegeven sleutels dienen na ontslag uit functie direct ingeleverd te worden. De sleutels worden geregistreerd op een sleutelformulier bij de Secretaris.

Artikel 15. Huisregels ‘Treffer’

 1. Volg aanwijzingen namens of door het bestuur direct op;
 2. U wordt verzocht uzelf te registreren in het gastenboek;
 3. Let op gevaar voor uzelf en de overige aanwezige(n).
     (Laat meubels op zijn plaats staan, voorkom het blokkeren van vluchtwegen enz.);
 4. Heb respect voor elkaar en elkaars mening.
     Geweld verbaal of non-verbaal, is niet toegestaan;
 5. De Stichting is niet verantwoordelijk bij vermissing of diefstal, let op uw eigendommen en blijf van
     andermans eigendom af;
 6. Het gebruik en/of meevoeren van alcoholische dranken is niet toegestaan, tenzij het Bestuur
     anders beslist;
 7. Ook hier gelden alle bepalingen van het Burgerlijk Wetboek en Wetboek van Strafrecht;
 8. Denk aan onze buren en veroorzaak geen overmatig geluids - of andere overlast;
 9. Ruim zelf uw rommel op en
10.In het gebouw is roken en het gebruik van drugs verboden. 

Copyright © 2017 test. Alle rechten voorbehouden. Disclaimer.
Website gemaakt door Mark Meelhuysen.